РКЦ Квартплата: Рассылка счетов по электронной почте

Материал из База знаний РКЦ Софт
Перейти к: навигация, поиск

Настройка параметров электронной почты

Перед началом выполнения операции массовой рассылки платёжных документов (счетов) на оплату жилищно-коммунальных услуг необходимо выполнить настройку параметров электронной почты, с адреса которой и будет выполняться рассылка. Для этого необходимо запустить модуль РКЦ: Панель управления и перейти в окно со списком обслуживаемых в программе организаций. Вызвав на редактирование карточку организации, от имени которой будет выполняться рассылка счетов, переключитесь на вкладку Электронная почта и заполните значениями все поля, представленные на экране.

Окно редактирования параметров электронной почты

Для часто используемых почтовых серверов вы можете воспользоваться следующими значениями:

Яндекс
Сервер входящей почты: pop.yandex.ru
Порт сервера входящей почты: 995
Флаг Подключаться через безопасное соединение (SSL)
Сервер исходящей почты: smtp.yandex.ru
Порт сервера исходящей почты: 465
Тип шифрованного подключения: SSL
Mail.ru
Сервер входящей почты: pop.mail.ru
Порт сервера входящей почты: 995
Флаг Подключаться через безопасное соединение (SSL)
Сервер исходящей почты: smtp.mail.ru
Порт сервера исходящей почты: 465
Тип шифрованного подключения: SSL
Gmail.com
Сервер входящей почты: pop.gmail.com
Порт сервера входящей почты: 995
Флаг Подключаться через безопасное соединение (SSL)
Имя сервера: smtp.gmail.com
Порт: 587
Тип шифрованного подключения: TLS

В качестве значения времени ожидания ответа от сервера советуем установить интервал в 10 секунд.

Если же ваша организация имеет свой почтовый сервер, то настройку электронной почты лучше будет поручить вашему системному администратору.

При выполнении массовых рассылок с вашего адреса электронной почты, который расположен на бесплатных серверах Яндекс, Mail или Google, необходимо учитывать, что все эти системы ведут учёт количества отправляемых писем с вашего почтового адреса. И если вы будете ежедневно отправлять сотни или тысячи писем с маленьким интервалом времени между ними, то ваш адрес электронной почты может быть заблокирован без каких-либо предупреждений со стороны этих сервисов из-за подозрения в массовой рассылке рекламных писем (спама).

Настройка лицевых счетов

Для всех абонентов, желающих получать электронную копию платёжного документа, необходимо ввести действующий адрес электронной почты, а также установить флаг Использовать адрес электронной почты для отправки платёжных документов в карточке лицевого счёта на вкладке Общие. И адрес и флаг вводятся для всех зарегистрированных в программном комплексе РКЦ: Офис организаций, т.е., например, нельзя будет выполнять рассылку от имени управляющей компании на адрес ivanova@mail.ru, а от имени водоканала на адрес petrova@mail.ru одному и тому же лицевому счёту.

Карточка абонента со сведениями об электронной почте

Если абонент хочет полностью перейти на получение счетов по электронной почте (в случае, например, отсутствия проживающих по адресу выставления счёта), то рекомендуем установить флаг Отключить печать счёта, начиная с текущего периода. Тем самым программа исключит этого абонента из списка при массовой распечатке платёжных документов.

Выполнение рассылки

Для выполнения массовой рассылки счетов на оплату служит пункт Рассылка платёжных документов по электронной почте в подменю Операции главного меню модуля РКЦ: Квартплата.

Пункт для рассылки счетов в главном меню

Выберите этот пункт и, в открывшемся окне, нажмите кнопку Выполнить.

В процессе выполнения операции возможно появление ошибок о которых программный модуль сообщит вам в окне сообщений в нижней части главного окна, которое открывается/закрывается клавишей F11 на клавиатуре вашего компьютера.

Обращаем ваше внимание, что при повторном выполнении операции рассылки платёжных документов в текущем рабочем периоде письма отправлены не будут, т.к. программный комплекс ведёт учёт всех отправленных по электронной почте документов. Просмотреть список отправленных документов можно в журнале, который находится в подменю Отчёты главного окна программного модуля РКЦ: Квартплата (Отчёты | Прочее | Журнал рассылки платёжных документов по электронной почте).

При необходимости повторной отправки платёжного документа вы можете воспользоваться пунктом Подготовить ПД для повторной отправки по электронной почте в подменю Действия карточки абонента.