Методика распределения оплат на начисления

Материал из База знаний РКЦ Софт
Перейти к: навигация, поиск

Описание методики

Кредиторская задолженность является камнем преткновения многих систем автоматизации деятельности ЖКХ, а, в частности, тех систем, которые автоматизируют расчёт коммунальных услуг. В большинстве случаев, при поступлении оплаты на счёт, предлагаются два подхода по ее распределению по поставщикам (услугам):

  • пропорциональное разделении оплаты в зависимости от сумм задолженности;
  • ручное распределение суммы на основании видения оператора, работающего с программой.

С точки зрения ведения учёта все выглядит, вроде бы, красиво и правильно, но тонкости, при появлении кредиторской задолженности, учитывает слишком малое число программных решений, а именно: подавляющая часть из них оставляет решение этого вопроса либо на пользователя (которому, как правило, все равно), либо на саму систему, и, в результате, мы можем получить кредиторскую задолженность по одной услуге и дебиторскую по другой. Как факт одни поставщики услуг необоснованно недополучают денежные средства; другие поставщики, при этом, получают (опять же необоснованно) те деньги, услуги за которые они еще не оказали.

Решение этой проблемы, на самом деле, достаточно тривиально: нельзя допускать появления кредиторской задолженности по услуге. Любая сумма переплаты должна автоматически переводиться на уровень лицевого счёта, а затем, при необходимости, распределяться по другим поставщикам услуг. Да, сложность ведения учёта при этом возрастает, но, тем самым, мы избавляемся от проблем по возврату ошибочно перечисленных денежных средств поставщикам услуг. А такая проблема, как ни странно, возникает достаточно часто: например, абонент решает отказаться от одной из предоставляемых услуг, или происходит смена поставщика той или иной услуги. В тех системах автоматизации, где подобный вариант развития событий не предусмотрен, выходят из сложившейся ситуации следующим образом: ждут письменных указаний от абонента на перенос кредиторской задолженности с одной услуги на другую (другие). Согласитесь, удобств абонентам этот вариант не предоставляет, а кроме того возникает излишняя загруженность абонентской службы, которая выполняет ту работу, которую, в идеале, должен выполнять компьютер.

Для иллюстрации вышесказанного рассмотрим пример. Предположим, что управляющая компания выставляет населению платёжные документы за следующие услуги: отопление и электроэнергия. В большей части программных решений для автоматизации жилищно-коммунальных организаций ситуация при поступлении переплаты будет выглядеть следующим образом:

Наименование услуги Входящее сальдо Начислено Оплачено Исходящее сальдо
Отопление 0.00р. 200.00р. 400.00р. -200.00р.
Электроэнергия 0.00р. 100.00р. 200.00р. -100.00р.
Итого 0.00р. 300.00р. 600.00р. -300.00р.

И, казалось бы, нет никаких проблем. Но это иллюзия. В следующем месяце абонент устанавливает индивидуальное отопление и ситуация превращается в следующую:

Наименование услуги Входящее сальдо Начислено Оплачено Исходящее сальдо
Отопление -200.00р. 0.00р. 0.00р. -200.00р.
Электроэнергия -100.00р. 300.00р. 0.00р. 200.00р.
Итого 0.00р. 300.00р. 0.00р. 0.00р.

И это уже не выглядит так замечательно, как предполагалось ранее, поскольку кредиторская задолженность по отоплению так и будет оставаться до ручного вмешательства пользователя. А энергосбытовая компания так и не получит своих денег. А если объем обслуживаемых лицевых счетов порядка нескольких десятков тысяч? Какова вероятность, что пользователь программного обеспечения обнаружит такое несоответствие?

Скорее всего нулевая.

Поэтому правильным вариантом ведения учёта будет следующий:

Наименование услуги Входящее сальдо Начислено Оплачено Исходящее сальдо
Отопление 0.00р. 200.00р. 200.00р. 0.00р.
Электроэнергия 0.00р. 100.00р. 100.00р. 0.00р.
Кредиторская задолженность 0.00р. 0.00р. 300.00р. -300.00р.
Итого 0.00р. 300.00р. 600.00р. -300.00р.

Дальнейшее развитие событий при установке индивидуального отопления будет выглядеть так:

Наименование услуги Входящее сальдо Начислено Оплачено Исходящее сальдо
Отопление 0.00р. 0.00р. 0.00р. 0.00р.
Электроэнергия 0.00р. 300.00р. 300.00р. 0.00р.
Кредиторская задолженность -300.00р. 0.00р. -300.00р. 0.00р.
Итого -300.00р. 300.00р. 0.00р. 0.00р.

Тем самым, как видно из таблицы, мы избавляем абонента от внесения излишних денежных средств, а также от походов в расчётно-кассовый центр (или расчётный отдел управляющей компании) для исправления недостатков системы автоматизации. Кроме того и энергосбыт своевременно получает деньги за поставленную электроэнергию.

Практическая реализация

Исходя из вышеописанной методики подтвердим действия программы отчётами (для упрощения на примере одного лицевого счёта) и рассмотрим появление кредиторской задолженности и последующее её распределение по услугам. Первый отчет, который мы сформируем, называется R004 Сальдовая ведомость:

Отчёт R004 Сальдовая ведомость

Из этого отчёта видно, что начисления лицевому счёту были произведены на сумму 4089,19р., а оплата поступила на сумму 4200,00р. Соответственно у абонента образовалась кредиторская задолженность на сумму 110,81р. Для подтверждения суммы оплаты сформируем отчет R002 Оплата по счетам за тот же финансовый период:

Отчёт R002 Оплата по счетам

Теперь давайте проверим какая сумма в действительности распределилась по услугам. Для этого сформируем отчет R006 Оборотно-сальдовая ведомость по услугам:

Отчёт R006 Оборотно-сальдовая ведомость по услугам

Как видно из отчёта по услугам распределилось всего 4089,19р., т.е. ровно сумма начислений и ни копейкой больше. И именно по этой причине не совпадают суммы в отчётах R002 Оплата по счетам и R005 Отчет по оплатам. Т.е., фактически, сумма переплаты абонента за услуги так и осталась на лицевом счёте и не перешла ни к одному из поставщиков коммунальных услуг.

Теперь рассмотрим что произойдет далее. Для наглядности сделаем небольшое допущение: оплат от абонента больше не поступало. Сформируем отчёт R004 Сальдовая ведомость за следующий финансовый период:

Отчёт R004 Сальдовая ведомость

Сумма оплат, как видно из отчёта, равна 0, но дебиторская задолженность лицевого счёта при этом уменьшилась, и уменьшилась она ровно на сумму кредиторской задолженности. Чтобы увидеть более детальную информацию сформируем отчёт R006 Оборотно-сальдовая ведомость по услугам:

Отчёт R006 Оборотно-сальдовая ведомость по услугам

Программные модули

Дополнительные ссылки